企業(yè)構建信息化之路
摘要:EPR廠(chǎng)商和企業(yè)都有一個(gè)共同的愿望,就是用最少的實(shí)施成本、最短的時(shí)間達到最好的實(shí)施效果,SSA Global商業(yè)顧問(wèn)認為EPR是一個(gè)集成立方體,它可以分析和改進(jìn)企業(yè)管理系統和管理方法,從而改進(jìn)企業(yè)所想達到的目標。
EPR廠(chǎng)商和企業(yè)都有一個(gè)共同的愿望,就是用最少的實(shí)施成本、最短的時(shí)間達到最好的實(shí)施效果,SSA Global商業(yè)顧問(wèn)認為EPR是一個(gè)集成立方體,它可以分析和改進(jìn)企業(yè)管理系統和管理方法,從而改進(jìn)企業(yè)所想達到的目標。
企業(yè)實(shí)施ERP的道路通常是一個(gè)曲折的過(guò)程,ERP公司通常會(huì )派三類(lèi)實(shí)施人員來(lái)完成ERP的實(shí)施工作,一是項目經(jīng)理,主要負責協(xié)調項目進(jìn)度等安排;第二是應用顧問(wèn),是產(chǎn)品和行業(yè)的專(zhuān)家,負責系統培訓和實(shí)施指導工作;第三是技術(shù)顧問(wèn),負責產(chǎn)品的安裝、客戶(hù)化培訓指導等工作。項目經(jīng)理?yè)撝?zhù)重要的職責,需要掌握企業(yè)信息化先進(jìn)技術(shù),充分了解企業(yè)管理各個(gè)環(huán)節的關(guān)鍵,還要掌握項目管理的理念。
前期準備:總體規劃分布實(shí)施
SSA Global商業(yè)顧問(wèn)張忠舉在企業(yè)ERP項目組搭建問(wèn)題上有三個(gè)建議:首先組建一支高效、高質(zhì)量的信息化小組。企業(yè)實(shí)施ERP項目,項目經(jīng)理?yè)撝?zhù)重要的職責,需要項目經(jīng)理掌握企業(yè)信息化先進(jìn)技術(shù),充分了解企業(yè)管理各個(gè)環(huán)節的關(guān)鍵,還要掌握項目管理的理念,同時(shí)抽調一些業(yè)務(wù)骨干組成團隊,至少包括生產(chǎn)、財務(wù)、物流管理等企業(yè)重要部門(mén)精英。第二建議按部就班地整理業(yè)務(wù)需求定位??梢越柚谧稍?xún)公司或者軟件企業(yè)等外腦,要分清問(wèn)題真假,更要分清主要問(wèn)題與次要問(wèn)題。比如很多企業(yè)的采購很亂,特別是按單生產(chǎn)的企業(yè),如果客戶(hù)需求發(fā)生變化導致生產(chǎn)也要調整,采購計劃也要做相應地調整。如果采購部門(mén)單單從自己的角度來(lái)談需求就不能找出問(wèn)題的關(guān)鍵所在,生產(chǎn)方面的問(wèn)題才是導致采購混亂的問(wèn)題所在。第三建議,在選擇合適的產(chǎn)品的同時(shí),要重點(diǎn)考察ERP廠(chǎng)商顧問(wèn)或顧問(wèn)公司的行業(yè)經(jīng)驗,以及對ERP產(chǎn)品的掌握程度,正所謂熟能生巧。
企業(yè)實(shí)施ERP的道路通常是一個(gè)曲折的過(guò)程。SSA Global商業(yè)顧問(wèn)認為EPR是一個(gè)集成立方體,它可以分析和改進(jìn)企業(yè)管理系統和管理方法,從而改進(jìn)企業(yè)所想達到的目標。早些時(shí)候,國內專(zhuān)業(yè)從事ERP顧問(wèn)數量較少,企業(yè)管理層與專(zhuān)業(yè)的咨詢(xún)顧問(wèn)的溝通機會(huì )很少,最初的信息化構想大都是由于對企業(yè)信息化的了解匱乏,面對企業(yè)管理上的壓力,在局部管理環(huán)節采用訂制開(kāi)發(fā)的方式,尋找一家從事軟件開(kāi)發(fā)的廠(chǎng)商,由企業(yè)提出業(yè)務(wù)需求,有些企業(yè)也會(huì )聘用一些從事管理研究的學(xué)者和專(zhuān)家做管理咨詢(xún)顧問(wèn)來(lái)幫助實(shí)現企業(yè)信息化,軟件開(kāi)發(fā)商幫助實(shí)現,這種作法主要是考慮企業(yè)信息化資金投入的壓力和企業(yè)信息化的戰略思路還沒(méi)有成熟。另外一種是采用局部引進(jìn)的方式進(jìn)行信息化建設,比如財務(wù)管理或者庫存銷(xiāo)售管理,系統間的集成性較差,形成了所謂的“信息化孤島”,很難從整體上提高企業(yè)的信息化程度,投資回報得不到保證。張忠舉認為這樣做不僅僅是時(shí)間的浪費,還是管理、人力、物力等多方面的浪費,而且一旦企業(yè)認識到這一點(diǎn),就得把前面的東西全部推翻重來(lái),如果采用打補丁的方式,就更達不到提高提高企業(yè)管理效果。他建議企業(yè)不妨起點(diǎn)高一些,做一個(gè)總體規劃再分步實(shí)施,避免走彎路。
張忠舉認為由企業(yè)自己加工定制大型軟件是一個(gè)誤區,一個(gè)軟件形成成熟產(chǎn)品需要很長(cháng)的產(chǎn)業(yè)化路程,而且還需要很高的研發(fā)投入。以SSA Global為例,每年在產(chǎn)品研發(fā)投入占年銷(xiāo)售收入的15%,而且已經(jīng)經(jīng)歷了24年不斷完善的過(guò)程。
企業(yè)信息化通常采用兩種方式:一種是按部就班地做:找一家顧問(wèn)公司做戰略咨詢(xún)、IT規劃,包括資金預算,人員安排等,特大型企業(yè)基本會(huì )如此。第二步找一家咨詢(xún)公司診斷企業(yè)問(wèn)題,做企業(yè)流程再造(BPR),為上ERP做好前期鋪墊。另外一種是尋找一家具有實(shí)施同行業(yè)ERP項目豐富經(jīng)驗的ERP廠(chǎng)商,將企業(yè)流程再造(BPR)和ERP實(shí)施合并到一個(gè)步驟來(lái)做,因為ERP廠(chǎng)商的顧問(wèn)能夠充分地了解同行業(yè)的行業(yè)管理經(jīng)驗,同時(shí)也可以提供相同行業(yè)的企業(yè)管理模型,通過(guò)對現有的企業(yè)管理模型的分析和修訂,就會(huì )快速的完成整個(gè)企業(yè)管理模型的建立,比如SSA Global公司就提供了一個(gè)企業(yè)動(dòng)態(tài)建模工具,會(huì )把企業(yè)組織機構,每個(gè)崗位業(yè)務(wù)流程以圖形的方式定義到這個(gè)工具軟件中,不同行業(yè)都有不同版本,可以根據企業(yè)實(shí)際情況進(jìn)行修改,在ERP項目實(shí)施過(guò)程中不需要重新解讀BPR報告的內容,再定義到ERP系統中,達到快速實(shí)施的目的。
張忠舉建議企業(yè)在選擇不同應用系統近可能地選用一家企業(yè)產(chǎn)品。如果選擇不同廠(chǎng)家的產(chǎn)品來(lái)管理企業(yè)不同部門(mén)的業(yè)務(wù),就需要將系統做應用集成,如果將系統間的集成達到商業(yè)化集成,就是所謂的無(wú)縫集成效果,也需要大量的預算才能完成,盡管不存在技術(shù)層面上的問(wèn)題,比如企業(yè)要實(shí)現產(chǎn)品生命周期管理,就需要將ERP系統和PDM系統進(jìn)行無(wú)縫地集成,這樣才能真正地實(shí)現企業(yè)的產(chǎn)品生命周期管理中的報價(jià)估計、產(chǎn)品變更的歷史跟蹤、及產(chǎn)品交付周期管理等,使兩套系統達到一加一大于一的效果;如果只是簡(jiǎn)單地將兩個(gè)系統做一些數據轉換的集成,就很難達到預期效果。
規劃上,SSA Global通常會(huì )為客戶(hù)提供一個(gè)整體規劃分步實(shí)施的方案,先搭建財務(wù)和供應鏈,打通物流和現金流,作為企業(yè)信息化第一步驟的里程碑,為企業(yè)信息化建設的決心注入一針強心劑,第二步進(jìn)行產(chǎn)品設計管理、生產(chǎn)計劃和控制、成本控制、質(zhì)量管理等,第三步實(shí)行調優(yōu),包括CPM企業(yè)性能管理,商務(wù)智能,電子商務(wù),人力資源管理等。當然這只是通常做法。
實(shí)施進(jìn)程:防微杜漸、協(xié)調平衡
SSA Global通過(guò)上萬(wàn)家企業(yè)的ERP實(shí)施,總結出一套行之有效的信息化實(shí)施的方案論BASIS(BPCS先進(jìn)系統實(shí)施戰略)。每一步工作安排都細化到小時(shí),ERP廠(chǎng)商和企業(yè)各負其責,每一步實(shí)施形成哪些文檔資料,如何驗收階段性成果,都有明確的規定?!皩?shí)施企業(yè)信息化過(guò)程是一系統、科學(xué)的工程,而不是一個(gè)簡(jiǎn)單的軟件交易過(guò)程?!盨SA Global商業(yè)顧問(wèn)張忠舉說(shuō)。根據以往項目的經(jīng)驗,真正成功的ERP項目一定首先對于企業(yè)流程實(shí)施了成功的梳理和重組。匹配容易忽略軟件的特性和相應的管理需求,從而抹殺了信息化建設提升管理的本質(zhì)所在。另一方面,ERP系統流程只是涉及了企業(yè)運作的基本流程,而企業(yè)的流程規范還應包括系統外流程、特定政策等更廣泛,更具體的內涵。成敗。
ERP公司通常會(huì )派三類(lèi)實(shí)施人員來(lái)完成ERP的實(shí)施工作,一是項目經(jīng)理,主要負責協(xié)調項目進(jìn)度等安排;第二是應用顧問(wèn),是產(chǎn)品和行業(yè)的專(zhuān)家,負責系統培訓和實(shí)施指導工作;第三是技術(shù)顧問(wèn),負責產(chǎn)品的安裝、客戶(hù)化培訓指導等工作。SSA商業(yè)顧問(wèn)張忠舉特別提醒,實(shí)施中最好能夠防微杜漸,按實(shí)施方法論的要求進(jìn)行實(shí)施,每個(gè)實(shí)施步驟都要達到預期的實(shí)施效果,慢就是快,不要急躁。
SSA Global商業(yè)顧問(wèn)張忠舉認為,實(shí)施最大的困難出在項目經(jīng)理和顧問(wèn)與客戶(hù)的協(xié)調上,在實(shí)施過(guò)程中總會(huì )出現不合拍的情況,如何協(xié)調甲乙雙方的項目資源是非常重要的。當遇見(jiàn)見(jiàn)解上的分歧時(shí),SSA Global通常的做法是寧可犧牲時(shí)間來(lái)做好溝通解決意見(jiàn)上的分歧?!叭绻唤鉀Q問(wèn)題而采取妥協(xié)的辦法,這是最不負責任的辦法?!盨SA Global商業(yè)顧問(wèn)張忠舉認為,改變企業(yè)原由的管理習慣是很難的,如果當時(shí)不改變而采取妥協(xié),當企業(yè)的業(yè)務(wù)骨干認清問(wèn)題的本質(zhì)時(shí),同樣還是要轉變,就等于轉了一個(gè)圈。
意見(jiàn)分歧的產(chǎn)生的另外一個(gè)原因就是前期交流不充分,由于ERP廠(chǎng)商和顧問(wèn)公司的顧問(wèn)前期調研效果不好,企業(yè)提出的業(yè)務(wù)需求需要達到的實(shí)際效果和實(shí)際達到的管理效果有差距。
“做售前顧問(wèn)的工作,在前期交流過(guò)程中,和所謂很刁蠻的客戶(hù)交流是一件榮幸的事,打破沙鍋問(wèn)到底,才能近可能詳細的了解企業(yè)的需求,提供一份高質(zhì)量的信息化建議書(shū)??紤]不到的問(wèn)題總會(huì )在某個(gè)時(shí)間某個(gè)地方以某種方式出現,要想為后面的實(shí)施埋盡量少的‘雷’就必須在前期做好足夠充分的溝通”張忠舉深有感慨地說(shuō)。
實(shí)施完成:企業(yè)信息化的開(kāi)始
“信息化建設竣工對于廠(chǎng)商來(lái)說(shuō)就可以拿錢(qián)走人,但是對于企業(yè)來(lái)講,信息化才剛剛開(kāi)始”,大多數企業(yè)在籌建信息化的初期,都會(huì )有這樣的擔心,同時(shí)基于這種擔心,通常企業(yè)會(huì )要求把信息化建設承包給ERP廠(chǎng)商或者顧問(wèn)公司,一包到底。
其實(shí)這種想法實(shí)現起來(lái)是很困難的,因為企業(yè)信息化建設是一個(gè)不斷完善的過(guò)程,只要按照ERP的實(shí)施方法論按部就班的實(shí)施,在這個(gè)工程中,基本上會(huì )保證最大程度上實(shí)現知識的轉移,企業(yè)在此基礎上就可以駕馭ERP系統來(lái)為企業(yè)服務(wù)。對于企業(yè)來(lái)講,實(shí)施ERP階段性地結束后,仍然有很多調優(yōu)的工作要做,比如說(shuō)由于企業(yè)經(jīng)營(yíng)特點(diǎn)的調整需要ERP的業(yè)務(wù)流程做相應的調整,各業(yè)務(wù)部門(mén)會(huì )提出更高的業(yè)務(wù)管理需求,這些工作大部分都可以靠企業(yè)自身的力量來(lái)完成,因為這是一項不會(huì )結束的工作。張忠舉介紹,“我們必須得很費力地向企業(yè)解釋為什么我們無(wú)法一包到底,就是這個(gè)原因?!?/span>
除了有效地項目控制,達到預期的實(shí)施效果,完成知識轉移這些有效的措施外,SSA Global還為客戶(hù)提供了一站式支持服務(wù)(OPS),主要提供災難性數據恢復服務(wù),日常操作問(wèn)題的電話(huà)咨詢(xún),盡可能地做到一步到位地找到合適的工程師解決問(wèn)題的相應的問(wèn)題,提供新的行業(yè)需求的補丁程序和軟件缺陷的補丁程序,OPS還提供遠程診斷服務(wù),為客戶(hù)解決應急的問(wèn)題。
對于提供階段性、前瞻性、戰略性、針對性的服務(wù),SSA商業(yè)顧問(wèn)張忠舉認為這是SSA Global最自豪的地方,只有真正做這些工作才能體現軟件廠(chǎng)商的大價(jià)值,就是調優(yōu),為企業(yè)帶來(lái)效率或者降低成本,SSA Global為很多客戶(hù)都建立了長(cháng)期的合作伙伴的關(guān)系,當企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理發(fā)生變化,或者需要在現有的基礎上進(jìn)一步提高企業(yè)的管理,SSA Global顧問(wèn)會(huì )和企業(yè)管理人員做在一起,診斷企業(yè)面臨的問(wèn)題,提出相應的解決方案,這也是當顧問(wèn)最大的樂(lè )趣,證明顧問(wèn)價(jià)值所在;另外由于SSA Global很長(cháng)縱深的產(chǎn)品線(xiàn)供客戶(hù)選擇,這也為企業(yè)進(jìn)一步深化管理提供了必要的保障。
整體管理:項目經(jīng)理作用非凡
“甲乙雙方的項目經(jīng)理協(xié)調能力是關(guān)鍵”這是SSA商業(yè)顧問(wèn)張忠舉一再提到的話(huà),“因為這是一個(gè)管理項目,需要各層面的管理人員參與,很多項目實(shí)施過(guò)程中出問(wèn)題主要就是出在項目資源協(xié)調上出了問(wèn)題,人員的穩定性也是比較突出的問(wèn)題。協(xié)調工作就做得好,實(shí)施的效果就好?!盓PR廠(chǎng)商和企業(yè)都有一個(gè)共同的愿望,就是用最少的實(shí)施成本、最短的時(shí)間達到最好的實(shí)施效果。所以,在企業(yè)計劃實(shí)現企業(yè)信息化,首先要做的就是任命一個(gè)工作能力強的項目經(jīng)理,并提高ERP項目經(jīng)理在企業(yè)的地位,因為這對企業(yè)來(lái)說(shuō)是一次規模不小的革命,SSA Global商業(yè)顧問(wèn)張忠舉深有感悟地說(shuō):“妥協(xié)是最不負責任的,聽(tīng)話(huà)的孩子不一定是最好的。如果雙方都能找到一個(gè)合適的項目經(jīng)理,我想大家都會(huì )開(kāi)心了,才能達到雙贏(yíng)的目的?!?/span>
——計算機世界報記者:陳洪